正確な労働時間の管理

週末に兄弟の家族が泊まりに来て、とても楽しい時間が過ごせました。兄のお嫁さんと私は誕生日が２日違いなので、みんなが「おかあさん誕生会」をしてくれました！子供たちが折り紙で作った紙吹雪、おいしいお刺身とアイスケーキ…幸せなひと時でした。

先週受けたこんな相談。「勤怠管理」について。

タイムカードを押した後の働いていない時間

ある従業員さんが勤務開始時間より早く出勤し、すぐにタイムカードを押しその後お茶をしている、とのこと。何度か勤務開始時に押すように注意したが、その従業員さんの言い分としては「タイムカード（打刻機）が入口（１階）にあり、デスク（３階）から遠いから」と言われたそうです。

勤怠は給与に直結しているので、労働時間を正確に把握することはとても重要です。労働時間を正確に把握するために使用者にはタイムカード等の客観的な記録を基礎として確認し、正確に記録することが求められています。
では、出勤して打刻しても労働を開始していない場合はどうなるか？

従業員が出勤して打刻後も労働を開始していないことで、後に従業員との間にトラブルが起こった場合、使用者は従業員が打刻時間後に業務をしていなかったことを証明しなければなりません。労働をしていなかったという確な証拠をそろえるのは正直とても難しいです。ですのでそのような場合は、直ちに注意をして打刻し直させるなど、その場での対応が必要です。

勤怠システムを提案した理由

クラウド勤怠システムを利用すれば、
・自分のデスクで勤務開始前に打刻が行える
・打刻漏れも一覧で確認できるので、その日のうちに正しい時間を編集できる
（仮に勤務開始前に打刻したとしても、一覧で確認すればすぐに分かるので、直ちに注意ができます）
・給与計算時のタイムカードの時間集計がなくなります。

上記の理由から、３階の自分のデスクで業務開始時にPCで打刻できる勤怠システムの導入を提案しました。この会社では大変興味を持って頂き、来月より試験的に導入予定です。
システムの導入を機に、従業員の方への打刻方法の説明と併せて、今まで曖昧だった打刻ルールを共有するための説明会を開催する予定です。

従業員と会社との間で起こるトラブルの中には、打刻のルールが曖昧のため労働時間が正確に把握できず、働いたのに時間がカットされているとか、残業代がもらえなかったと従業員が不満を抱くケースもあります。そのようなトラブルを避けるためにも、きちんと打刻のルールを定めた上で正確な労働時間の管理をしていくことが重要です。